Reuniões produtivas são encontros importantes para uma empresa, instituição, comunidade, a fim de manter a comunicação e contato pessoal com seus colaboradores e com finalidade de discutir temas ou realizar atividades.
São comum alguns tipos de reuniões, como: Um treinamento; Apresentação de propostas comerciais; Investigação de causas de problemas; Elaboração de planos de ação; Brainstorm…
Porém, tão comum como a necessidade de realizar reuniões, é chegar ao fim de um encontro com a sensação de que o objetivo não foi alcançado, de que “não adiantou nada”.
Portanto, o gestor que quer se destacar precisa desenvolver a competência de fazer uma reunião produtiva através do comportamento, habilidade e atitude. E nesse artigo mostraremos como você poderá realizar reuniões produtivas.
Como fazer reunião produtiva?
Uma preparação adequada é a chave para obter reuniões produtivas. Para isso, você deve se dedicar previamente a sua reunião, e ao prepará-la, deverá se atentar a 3 pontos importantes:
- O conteúdo da reunião (roteiro):
- Qual objetivo?
- Por que?
- Quais tópicos precisam ser abordados?
- Quanto tempo deverá durar?
- Os participantes:
- Quem irá participar?
- Por que?
- O que precisam saber antes?
- O que devem sair sabendo?
- A si mesmo (condutor):
- Como você irá se comportar na reunião?
- Como vai abordar o conteúdo?
- Qual tom “precisa” utilizar?
- Que ferramentas utilizará para te apoiar?
- Mas além de se preparar, cuidado para não cometer erros.
Dessa forma, obtendo as informações necessárias e organizando-as de forma coesa com o objetivo da sua reunião, é provável que você conseguirá fazer uma reunião que você e seus colaboradores possam dizer “a reunião foi muito produtiva”.
Onde as pessoas erram?
Apesar de muitas vezes nos dedicarmos a preparar uma reunião produtiva, podemos cometer erros que não percebemos, o que deixa a reunião improdutiva e muitas vezes cansativa, portanto, alguns pontos errôneos cometidos pela maioria devem ser observados para não serem reproduzidos. Alguns exemplos são:
- Não anotam:
- Anote! Se não for possível você, por estar conduzindo, eleja alguém para registrar os pontos relevantes.
- Transformam em palestra:
- Envolva e interaja com as pessoas, reunião não é palestra, participação é fundamental, ainda que seja um treinamento.
- Se perdem:
- Não perca o “fio da meada”. Às vezes a reunião se enverada por outros caminhos e é preciso firmeza, destreza e leveza para reconduzir a conversa pro trilho.
- Não consideram a reunião um ambiente de desenvolvimento, mas de burocracia:
- Busque a ideia de antes/depois, mas também, considere que cada reunião é uma oportunidade única para aprender, compartilhar, definir, resolver, avançar… além disso, não importa se você, esteja participando ou conduzindo, precisa manter viva a ideia de que há um “antes” e um “depois” da reunião.
- Encerram a reunião nela mesma:
- Pós-reunião: monitore as ações, relembre as pessoas. Muitas vezes o sentido de produtividade da reunião se dá quando um problema é resolvido e problema nenhum pode ser resolvido sem “execução”.
Após perceber onde as pessoas erram, você conseguiu identificar algum erro que você também comete? Então está na hora de corrigir e fazer com que suas reuniões se tornem produtivas, estando alinhadas aos objetivos estabelecidos.
Busque conhecimento
Diante disso, Para aprimorar os conhecimentos passados nesse artigo, e aprender mais sobre como fazer uma reunião produtiva, assista nossa live no YouTube sobre o tema clicando aqui. A nossa aula vai te ajudar a tirar possíveis dúvidas e te passar mais dicas e informações importantes como realizar reuniões produtivas. Além disso, você pode acessar mais dos nossos artigos clicando aqui.
